Проектный офис / администрирование проектов

Ваши потребности

Оказывая услугу по организации проектного офиса, мы помогаем Вам систематизировать проектную деятельность вашей компании:

• организуя проектные коммуникации;
• обеспечивая всех участников проектной деятельности необходимой информационной поддержкой;
• контролируя реализацию всех проектов вашей компании как с точки зрения достижения запланированных результатов, так и соответствия единым стандартам, принятым в компании;
• оказывая методологическую поддержку участников проектной деятельности.

Наше решение

При организации работы проектного офиса в компании заказчика, мы обычно предлагаем выделить два основных этапа:

1. Подготовка проектного офиса – разработка нормативно-регламентного обеспечения работы проектного офиса (определение и разработка: организационной структуры проектного офиса и его места в структуре компании; функций и полномочий в рамках системы управления проектами компании; порядка взаимодействия с другими участниками проектной деятельности, необходимого методического обеспечения деятельности проектного офиса).
2. Аутсорсинг функций проектного офиса (формирование проектного офиса – выделение сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА» и собственно выполнение функций проектного офиса).

При передаче функций проектного офиса на аутсорсинг мы готовы взять на себя (полностью или частично):

1. Административное обеспечение
2. Методическое обеспечение
3. Технологическое обеспечение

Административное обеспечение подразумевает решение следующих задач:

• разработка паспортов проектов, определение границ проектов;
• ведение календарных планов, реестров контролируемых показателей;
• выдача задействованным подразделениям и ответственным лицам заданий на выполнение задач проекта в соответствии с разработанным планом проекта;
• сбор отчетности, в т.ч. фактической информации о выполнении задач проекта, финансовых показателях, трудозатратах, фактических значениях других показателей;
• консолидация отчетности, подготовка отчетности по отдельному проекту и представление необходимой аналитической информации о ходе проекта руководству, проектной команде и другим заинтересованным сторонам;
• анализ и прогнозирование хода выполнения проекта;
• подготовка и проведение рабочих совещаний по вопросам выполнения проекта, ведение протоколов совещаний, контроль исполнения принятых решений, оповещение руководства об их исполнении;
• контроль соблюдения установленных регламентов, форм документов;
• сбор запросов на изменение, подготовка заключений об их влиянии на проект, их регистрация и администрирование рассмотрения, доведение информации о принятых решениях до проектной команды;
• идентификация и оценка рисков, ведение реестров рисков, обеспечение мониторинга рисков;
• ведение реестров поручений и контроль их исполнения;
• разработка проектов необходимых организационно-распорядительных документов.

Методическое обеспечение управления проектом предусматривает выполнение следующие функции:

• разработка нормативно-регламентных документов по планированию, мониторингу, отчетности и анализу проекта;
• определение методологии управления изменениями, рисками, поручениями;
• трансляция сложных и трудоемких методических вопросов консультантам, осуществляющим поддержку работы проектного офиса;
• сопровождение разработанных нормативно-регламентных документов;
• при необходимости, привлечение консультантов ГК «Проектная ПРАКТИКА» для решения сложных или трудоемких методических вопросов.

Технологическое обеспечение управления проектом. Специалисты проектного офиса могут взять на себя решение следующих задач:

• содействие в постановке задачи на создание необходимых для управления проектами автоматизированных систем;
• участие во внедрении и поддержке автоматизированных систем (в этом случае проектный офис комплектуется менеджерами внедрения, возможно на неполную занятость);
• сопровождение эксплуатации созданных автоматизированных систем и их промежуточных версий (макетов) до ввода их в опытную или промышленную эксплуатацию, либо до формирования необходимых компетенций у специалистов заказчика.

Технология взаимодействия

Существует два варианта формирования проектного офиса по аутсорсинговой схеме:

• проектный офис полностью сформирован из сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА», которые задействованы в работе до окончания работ по проекту;
• в проектном офисе работает совместная команда сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА» и сотрудников компании-заказчика. В этом случае по мере обучения Ваших сотрудников функциям специалистов проектного офиса и плановой постепенной передачи компетенций от специалистов ГК «Проектная ПРАКТИКА» Вашим специалистам, число наших сотрудников в проектом офисе постепенно сокращается.

Обычно проектный офис функционирует в рабочее время, но по требованию заказчика возможна организация работы проектного офиса по особому временному графику – в несколько смен, в выходные дни и т. д.

Результаты

В результате организации проектного офиса:

• руководители проектов и высший менеджмент вашей компании будут обладать актуальной и достоверной информацией о ходе реализации проектов компании, возникающих проблемах и отклонениях, получат возможность принимать взвешенные и обоснованные решения;
• все участники проектной деятельности всегда будут знать зону своей ответственности и при необходимости смогут получить методологическую поддержку по вопросам управления проектами;
• реализация всех проектов компании будет проводиться по единым стандартам, с применением единой методологии и автоматизированной системы.

Реализованные проекты

• Министерство здравоохранения и социального развития РФ
• Министерство сельского хозяйства РФ
• ОАО «РЖД»
• «Адамас» столичный ювелирный завод»
• Microsoft
• ГК «Независимость»

Получить более подробную информацию о наших решениях, а также сделать запрос на демонстрацию решений, Вы можете здесь.

На Ваши вопросы готов ответить наш эксперт:
Козодаев Михаил Александрович
Директор по консалтингу, PMP (PMI)
+7 (495) 258-06-68, consulting@pmpractice.ru