Ключевые концепции управления проектами

• Проекты и программы

• Участники проектов

• Процессы управления

Общие подходы к управлению проектами являются интуитивно понятными, так как в их основу положены здравый смысл и опыт. Проект надо начать с постановки и согласования цели, спланировать путь её достижения, выполнить предусмотренные работы, и успешно закончить проект, достигнув цели, как было запланировано. Сложности возникают практически всегда – в реальной жизни редко удается реалистично запланировать уникальную деятельность или выполнить работы так, как было запланировано.

Общий подход к минимизации типовых проблем при реализации проектов и программ заключается в организации более формализованной – как следствие, более аккуратной и строгой - системы управления, учитывающей интересы различных участников проекта (в первую очередь Заказчика), с четко определенной организационной структурой и согласованными процедурами управления.

В качестве основных принципов управления реализацией проектов (особенно крупных) и программ развития обычно называют следующие:

• Разработка единого, структурированного представления проекта и четкое описание его основных элементов;
• Построение команды и адекватной организационной структуры управления проектом, соответствующей структуре проекта и условиям его реализации;
• Обеспечение функционирования процессов управления проектом, взаимодействия участников.

Структурированное представление проекта

Представление результатов и работ проекта в структурированном виде (в виде иерархически декомпозированного на составные части (элементы, модули) объекта), необходимые и достаточные для эффективного осуществления процесса управления проектом в интересах различных участников проекта, является основой профессиональных методов управления проектами.

Это обеспечивает согласованное понимание всеми участниками целей, масштаба, объемов работ, промежуточных и конечных результатов, а также обоснованного выделения ресурсов и распределения ответственности, организации процессов планирования и контроля осуществления проекта.

Наиболее важными видами структурных представлений проекта являются:

• Дерево целей и результатов;
• Структурная модель проекта по фазам жизненного цикла;
• Структурная декомпозиция работ проекта (см. рисунок);
• Организационная структура проекта;
• Матрица распределения ответственности;
• Сетевая модель последовательности выполнения работ проекта;
• Дерево ресурсов, дерево стоимости;
• Структурная декомпозиция контрактов по работам проекта;
• Структура и описание рисков проекта (Реестр рисков).

Пример структурной декомпозиции работ проекта

«Строительство резервуарного парка на нефтяном месторождении».

На базе принятой структуры проекта выстраивается система управления проектом, обеспечивается взаимодействие всех участников, регламентируется принятие управленческих решений и ведется документирование.

Основными документами, обеспечивающими реализацию данного принципа являются:

• Устав/паспорт проекта;
• Структурированная модель проекта;
• План проекта.

Построение команды и организационной структуры проекта

Сила проектной концепции управления заключается в делегировании власти и возложении ответственности за достижение целей на определенных исполнителей – руководителя проекта и членов команды управления. Важная задача менеджера проекта - построение команды и выбор адекватной организационной структуры, соответствующей структуре проекта и условиям его реализации. Однако, в этом кроются некоторые риски. Проблема заключается в сложности создания эффективной временной системы управления, которая должна функционировать совместно с постоянными системами управления в организациях, участвующих в реализации проекта. Интеграция участников, позволяющая объединить различные интересы, действия и результаты для достижения целей программы, рассматривается как одна из ключевых функций руководителя проекта.

Основной задачей руководителя проекта является создание организационной структуры, обеспечивающей баланс ответственности, полномочий и реальной власти основных участников проекта. Причем, если полномочия команды управления проектом обеспечиваются разработкой и принятием нормативно-регламентных документов, то для фактической реализации властных полномочий необходимо создание функционирующей системы, опирающейся на управленческие процедуры, систему отчетности и контроля, квалифицированных исполнителей.

Основными документами, обеспечивающими реализацию данного принципа, обычно служат:

• Устав/паспорт проекта,
• Положения об организационной структуре управления проектами;
• Положения об ответственности и функциональных обязанностях участников в рамках реализации проектов;
• Приказы.

Процессы управления проектом

Неформализованный подход к управлению оправдывает себя для очень простых, понятных, коротких проектов. В ходе комплексного проекта, для реализации властных полномочий участников проекта должны быть определены и утверждены конкретные и понятные процедуры, обеспечивающие подготовку, согласование, утверждение и реализацию управленческих решений по основным контурам управления:

• Управление целями, составом работ и календарное планирование;
• Управление договорами и поставками;
• Управление документооборотом и коммуникациями;
• Управление кадрами и другие.

В рамках основных процессов управления, как минимум,  должны быть определены процедуры:

• Отчетности;
• Управления изменениями и проблемами;
• Управления рисками

Группы процессов управления проектами

Обычно основными инструментами, обеспечивающими реализацию данного принципа, являются:

• типовые процессы управления проектами, описанные на уровне всей компании - Корпоративный стандарт по управлению проектами;
• типовые формы документов и шаблоны отчетов для конкретных проектов.

Однако опасна и другая крайность – чрезмерная формализация взаимоотношений между участниками проекта. Менеджер проекта должен находить здоровый баланс, для того чтобы трудозатраты на управление не превышали эффекты от этого самого формализованного управления.