Проектный офис реализации ПНП и целевой программы

Организация проектного офиса реализации ПНП и целевой программы может предусматривать:

• помощь в создании и запуске работы проектного офиса;
• определение функций, регламентов взаимодействия и методик работы;
• обучение персонала;
• IT-поддержку;
• сопровождение на этапе начала работ;
• аутсорсинг функций проектного офиса.

Ваши потребности

Оказывая услугу по организации проектного офиса, мы помогаем Вам систематизировать проектную деятельность:

• организуя проектные коммуникации;
• обеспечивая всех участников проектной деятельности необходимой информационной поддержкой;
• контролируя реализацию программ как с точки зрения достижения запланированных результатов, так и соответствия единым стандартам управления;
• оказывая методологическую поддержку участников проектной деятельности.

Наше решение

При организации работы проектного офиса мы обычно предлагаем выделить два основных этапа:

• подготовку проектного офиса - определение и разработку нормативно-регламентного обеспечения:
• организационной структуры проектного офиса и его места в структуре компании;
• функций и полномочий в рамках системы управления проектами компании;
• порядка взаимодействия с другими участниками проектной деятельности.
• аутсорсинг функций проектного офиса - выделение сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА» и собственно выполнение функций проектного офиса.

При передаче функций проектного офиса на аутсорсинг мы готовы взять на себя (полностью или частично):

• административное обеспечение;
• методическое обеспечение;
• технологическое обеспечение.

Административное обеспечение подразумевает решение следующих задач:

• разработку паспортов ПНП и целевых программ;
• ведение календарных планов, реестров контролируемых показателей;
• выдача задействованным подразделениям и ответственным лицам заданий в соответствии с разработанным планом;
• сбор отчетности, фактической информации о выполнении задач ПНП и программ, финансовых показателях, трудозатратах, и значениях других показателей;
• консолидацию отчетности, подготовку отчетности по отдельным проектам и представление необходимой аналитической информации о ходе реализации руководству, проектной команде и другим заинтересованным сторонам;
• анализ и прогнозирование хода выполнения ПНП и целевых программ;
• подготовка и проведение рабочих совещаний по вопросам выполнения проектов, ведение протоколов совещаний, контроль исполнения принятых решений, оповещение руководства об их исполнении;
• контроль соблюдения установленных регламентов, форм документов;
• сбор запросов на изменение, подготовка заключений об их влиянии на проекты, их регистрация и администрирование рассмотрения, доведение информации о принятых решениях до проектной команды;
• идентификация и оценка рисков, ведение реестров рисков, обеспечение мониторинга рисков;
• ведение реестров поручений и контроль их исполнения;
• разработку проектов необходимых организационно-распорядительных документов.

Методическое обеспечение управления ПНП и целевыми программами предусматривает выполнение следующих функций:

• разработку нормативно-регламентных документов по планированию, мониторингу, отчетности и анализу;
• определение методологии управления изменениями, рисками, поручениями;
• трансляцию сложных и трудоемких методических вопросов консультантам, осуществляющим поддержку работы проектного офиса;
• сопровождение разработанных нормативно-регламентных документов;
• при необходимости, привлечение консультантов ГК «Проектная ПРАКТИКА» для решения сложных или трудоемких методических вопросов.

Для технологического обеспечение управления ПНП и целевыми программами специалисты проектного офиса могут взять на себя решение следующих задач:

• содействие в постановке задачи на создание необходимых для управления автоматизированных систем;
• участие во внедрении и поддержке автоматизированных систем (в этом случае проектный офис комплектуется IT-специалистами, возможно на неполную занятость);
• сопровождение эксплуатации созданных автоматизированных систем и их промежуточных версий (макетов) до ввода их в опытную или промышленную эксплуатацию, либо до формирования необходимых компетенций у специалистов заказчика.

Технология взаимодействия

Существует два варианта формирования проектного офиса по аутсорсинговой схеме:

• проектный офис полностью сформирован из сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА», которые задействованы в работе до окончания работ по ПНП или целевой программе;
• в проектном офисе работает совместная команда сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА» и сотрудников заказчика.

В втором случае, по мере обучения Ваших сотрудников функциям специалистов проектного офиса и плановой передачи компетенций от специалистов ГК «Проектная ПРАКТИКА» Вашим специалистам, число наших сотрудников в проектном офисе постепенно сокращается.

Результаты

В результате организации проектного офиса:

• руководители программ и проектов, а также высший менеджмент, будут обладать актуальной и достоверной информацией о ходе реализации ПНП и целевых программ, возникающих проблемах и отклонениях, получат возможность принимать взвешенные и обоснованные решения;
• все участники проектной деятельности всегда будут знать зону своей ответственности и при необходимости смогут получить методологическую поддержку по вопросам управления;
• реализация всех программ и проектов будет проводиться по единым стандартам, с применением единой методологии и автоматизированной системы.

Реализованные проекты

• Министерство здравоохранения и социального развития РФ
• Министерство сельского хозяйства РФ

Получить более подробную информацию о наших решениях для органов государственной власти, а также сделать запрос на демонстрацию решений Вы можете здесь.

На Ваши вопросы готов ответить наш эксперт:
Трубицын Юрий Юрьевич
Управляющий партнер, CPM (IPMA)
+7 (495) 258-06-68, consulting@pmpractice.ru