Проектный офис по методологическому и информационно-аналитическому сопровождению, координации и управлению процессом исполнения приоритетных задач и проектов Департамента экономической политики и развития города Москвы

Департамент экономической политики и развития города Москвы (ДЭПР) - это орган исполнительной власти города Москвы, отвечающий за разработку и реализацию городской политики в области социально-экономического развития. 

Функции Департамента: 

• Разработка и реализация инвестиционной, финансовой, бюджетной, тарифной, ценовой и налоговой политики города.
• Анализ и прогнозирование социально-экономического развития города - Формирование городских и ведомственных программ.
• Планирование городских государственных заказов на поставку товаров (работ, услуг) для государственных нужд 

С целью обеспечения организации, координации и методологической поддержки управления проектами портфеля ДЭПР в 2013 году сотрудниками ГК «Проектная ПРАКТИКА» был организован проектный офис, отвечающий за общее управление Портфелем и координацию участников портфеля в интересах Заказчика. 

Перед проектным офисом были поставлены следующие задачи:

• Методологическая поддержка планирования и исполнения проектов ДЭПР, в т.ч. проработка соответствующих организационных, административных и управленческих вопросов по проектам.
• Сбор, анализ и обработка информации по проектам ДЭПР, выработка экспертных рекомендаций по формированию и корректировке планов, показателей и результатов проектов. 
• Экспертное обеспечение управления, организации и координации процесса исполнения приоритетных задач и проектов ДЭПР. 

В 2014 году проектный офис в составе 6 человек (1 руководитель проектного офиса, 1 менеджер, 2 администратора проекта, 2 ведущих консультанта) оказывал сервисы по 2 крупным направлениям: 

1. Поддержка ключевых IT проектов ИАС МКР (Информационно-аналитическая система мониторинга комплексного развития), ЕАИСТ (Единая автоматизированная информационная система торгов). В 2015 году запланирована поддержка еще одного проекта – ИАС ОПН (Информационно-аналитическая система обеспечения поступления налогов); 

2. Формирование паспортов проектов ДЭПР. 

По указанным направлениям проектный офис оказывал следующие сервисы:

• календарное планирование;
• организация и проведение совещаний, контроль исполнения поручений;
• координация участников;
• организационно-методическая поддержка проектной деятельности;
• ведение портфеля проектов;
• методологическая поддержка и обучение сотрудников;
• управление изменениями;
• мониторинг и формирование отчетности;
• разработка предложений по совершенствованию проектной деятельности. 

Командой проектного офиса были разработаны шаблоны документов, которые затем использовались в работе, в частности: 

• Паспорт проекта; 
• Календарный план выполнения работ по проекту; 
• График формирования паспортов проектов;
• План проведения интервью ответственных исполнителей по проектам;
• Анкета для проведения интервью;
• Отчет о ходе исполнения работ по проектам;
• Журнал экспертной поддержки исполнения приоритетных задач и проектов ДЭПР.

Общий порядок работ по указанным выше направлениям, который показал свою эффективность, был следующий:

• Сбор, анализ и обработка информации по проектам. Параллельно с этим: оказание методологической поддержки в решении технических, организационных, и управленческих вопросов в интересах поддерживаемых проектов;
• Выработка экспертных рекомендаций по формированию и корректировке планов, показателей и результатов проектов;
• Организация и координация процесса выполнения проектов с внутренними подразделениями Департамента, и с другими органами исполнительной власти города;
• Параллельное оказание дополнительных сервисов по необходимости Заказчику (организация и проведение совещаний, контроль исполнения поручений и т.д.). 

Существенную долю работы Проектного офиса ДЭПР занимает формирование паспортов наиболее приоритетных проектов. Последовательность работ по данному направлению следующая: 

1. Сбор данных (Проведение интервью, ознакомление с нормативными документами, анализ полученных данных); 

2. Оформление (Заполнение разделов паспорта; определение целевых показателей; формирование перечня контрольных событий); 

3. Согласование (Передача паспорта на согласование ответственным; отработка замечаний; корректировка содержания); 

4. Утверждение (Обеспечение представления паспорта на утверждение; отработка замечаний; получение копии утвержденного паспорта) 

Типовой паспорт, создаваемый Проектным офисом ДЭПР, включал следующие основные разделы: 

• Основание проекта; 
• Цели и задачи проекта; 
• Ожидаемые результаты и планируемые целевые показатели;
• Основные контрольные точки. 

Помимо паспортизации проектов портфеля проектный офис занимался их актуализацией и составлением полугодового и итогового (за истекший год) отчетов. Специалистам проектного офиса в соответствии с заданными заказчиком приоритетами удалось получить существенные результаты. Так, например, за период с апреля по июль 2014 года:

• были определены наиболее приоритетные и наиболее перспективные проекты;
• было сведено к минимуму число неоформленных паспортов проектов (с 33 до 0);
• было увеличено число утвержденных и ожидающих утверждение паспортов проектов с 17 до 37, среди которых 13 – в области инвестиционной политики, 8 – в области налоговой политики, 7 – в области бюджетной политики.