Система управления данными «Современная электронная библиотека»

Ваши потребности

Любая государственная организация или коммерческая компания в процессе своей деятельности создает, хранит и обрабатывает документы. Под документами понимаются как электронные (файлы различных форматов), так и бумажные копии. Чем крупнее организация, тем больше документов она использует в работе.

Для обеспечения хранения и управления потоками документов используются специализированные системы электронного документооборота (СЭД) для работы с канцелярскими и бухгалтерскими документами, а также PDM-системы для организации технического документооборота.

Однако встречается ряд задач, решение которых невозможно или неэффективно при помощи указанных систем. Эти задачи касаются работы с огромными массивами статических данных, которые не подвержены частым изменениям - библиотеками. Они заключаются в предоставлении удобного интерфейса для поиска, просмотра и печати документов с дополнительными сервисными функциями: фиксация и обработка заказов на информацию, возможный платный доступ к информации, потоковый ввод информации, тесная интеграция с аппаратным обеспечением для ввода и вывода документов.

Решение этих задач возможно с помощью автоматизированных библиотечных информационных систем (АБИС). Такие решения актуальны для крупных государственных и коммерческих компаний, государственных и коммерческих библиотек, учебных заведений.

Наше решение

ГК «Проектная ПРАКТИКА» предлагает комплексное решение задач сбора, хранения, поиска, обработки и получения информации на базе передовых информационных технологий.

Система проектируется и поставляется Заказчику в соответствии со специально разработанным техническим заданием и может включать любой набор из базовых модулей. При необходимости специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА» проводят доработки модулей и разработку дополнительных информационных систем по пожеланиям Заказчика.

Состав базовых модулей системы Электронная библиотека:

• Информационный портал системы
• Модуль хранилища данных
• Модуль администрирования
• Модуль интеграции

При использовании базовых модулей реализуются следующие основные функциональные возможности системы:

Информационный портал системы

Информационный портал обеспечивает формирование и обработку заказов на предоставление информации и обеспечивает единый доступ ко всем документам электронной библиотеки.

При формировании и обработке заказов на информацию:

• обеспечивается размещение заказа;
• формируется технология обработки заказа в соответствии с бизнес-правилами организации;
• в случае наличие в бизнес-правилах процедур платного выполнения заказа производится:
  • расчет стоимости заказа;
  • выбор способа оплаты заказа;
  • контроль оплаты заказа;
• создается и контролируется карта заказа по срокам выполнения и, при необходимости, финансовому обеспечению;
• в случае отсутствия информации в электронных каталогах формируются карточки требований на выполнение заказа;
• обеспечивается упрощенный механизм повторной обработки заказов.

Единый доступ к информационным ресурсам организации c помощью портала системы обеспечивает:

• эффективный поиск документов по ключевым словам и атрибутам;
• поиск документов по описаниям;
• полнотекстовый поиск в документах формата Microsoft Word и Adobe Acrobat;
• доступ к документам любых форматов (текстовые, графические, аудио, видео);
• присвоение рейтингов документам, их обсуждение с помощью технологии форумов, сохранение отзывов и другой дополнительной информации;
• печать документов;
• настройку и сохранение личных параметров пользователей системы (в том числе параметров поиска), организацию электронных рассылок и другие сервисные функции.

Пользователь системы получает доступ к информации с помощью стандартных механизмов электронной аутентификации, в том числе, с применением аппаратных средств обеспечения информационной безопасности (электронные ключи, смарт-карты и т.д.).

При использовании модуля интеграции обеспечивается доступ к документам через Интернет и/или поиск и обработку информации из других, использующихся в организации, информационных систем.

Модуль хранилища данных

Обеспечивает хранение и резервное копирование информации о документах электронной библиотеки, а также файлов документов и сопутствующей информации.

При хранении документов обеспечивается:

• одновременный доступ к документам большого количества пользователей;
• создание и хранение версий документов;
• защиту от одновременного редактирования документов с помощью технологии «рабочего стола»;
• сохранение истории работы в log-файлах;
• резервное копирование данных.

Доступ к модулю хранилища осуществляется через информационный портал с использованием Web-интерфейса.

Модуль хранилища данных имеет API-интерфейс, используемый при разработке интеграционных приложений.

Модуль администрирования

Данный модуль предназначен для настройки системы, формирования и обработки бизнес-правил, а также для обеспечения ввода информации в хранилище с помощью специальных аппаратных средств.

Для ввода документов и их атрибутивной информации могут применяться различные технические средства: устройства поточного сканирования, устройства оцифровки и другие. Электронные версии документов могут вводиться с помощью функции группового импорта.

При необходимости, для обработки документов перед помещением в основные разделы хранилища, могут осуществляться:

• распознавание и векторизация растровых графических документов;
• распознавание многоязычных растровых текстовых документов и их перевод в формат *.docx или*.pdf;
• конвертирование документов в формат HTML;
• другие сервисные функции с помощью подключаемых программных и аппаратных средств (перевод текстов, электронные световые столы, бесконтактное сканирование и т.д.).

С помощью модуля администрирования также осуществляется:

• управление учетными записями пользователей;
• настройка ролей и прав доступа;
• аудит операций пользователей;
• автоматическая проверка и защита информации от вирусных программ.

Модуль интеграции

В современных условиях ни одна информационная система не может нормально функционировать отдельно от других, используемых в организации, программно-технических средств.

Модуль интеграции обеспечивает взаимодействие Электронной библиотеки с различными приложениями:

• системами электронного документооборота организации;
• бухгалтерскими системами;
• системами управления ресурсами организации.

При необходимости модуль может быть настроен для обмена информацией с электронными каталогами сторонних автоматизированных библиотечных информационных систем (АБИС) по специальным протоколам.

Результаты

В результате комплексного внедрения модулей системы Электронная библиотека крупная государственная организация или коммерческая компания получает:

• автоматизированное хранилище электронных (и преобразованных из бумажных в электронные) документов, книг, технической и другой справочной информации;
• авторизованный и контролируемый доступ посетителей Электронной библиотеки к хранилищу информации;
• надежное хранение огромных объемов данных и их быстрый поиск;
• интеграцию с программно-аппаратными средствами потоковой обработки текстовой и графической информации.

Получить более подробную информацию о наших решениях, а также сделать запрос на демонстрацию решений Вы можете здесь.

На Ваши вопросы готов ответить наш эксперт:
Свистунов Алексей Владимирович
Руководитель департамента ИТ-решений, МСI-2

+7 (495) 258-06-68, consulting@pmpractice.ru